Reglerne om udbetaling af skattefrie godtgørelser har stor praktisk betydning og anvendes på stort set alle arbejdspladser – private såvel som offentlige.

Men der opstår ofte tvivl om, hvordan udbetaling af godtgørelser skal behandles skattemæssigt. For når det gælder udbetaling af skattefrie godtgørelser, bliver der stillet store krav til virksomheders kontrol og dokumentation. Virksomhederne skal nemlig både navigere rundt i komplekse skatteregler, føre kontrol med udbetalingerne samt dokumentere, at kontrollen er udført.

For både arbejdsgivere og medarbejdere kan det have store økonomiske konsekvenser, hvis virksomheden ikke har tilstrækkeligt styr på, hvornår godtgørelser kan udbetales skattefrit, og hvorvidt de overholder deres kontrolforpligtelser.

I BDO har vi har stor erfaring med at rådgive virksomheder og foreninger om udbetaling af skattefrie godtgørelser. Vi tilbyder blandt andet:

Analyse af din nuværende situation
Sikring af compliance i overensstemmelse med gældende regler
Overvågning af regelændringer og konsekvenser
Rådgivning og sparring om godtgørelsesoptimering.

Hvilke godtgørelsesordninger findes der?

I Danmark har vi forskellige godtgørelsesordninger for ansatte, virksomheder og organisationer. Det gælder blandt andet energigodtgørelser, godtgørelser for frivilligt organisationsarbejde, kørselsgodtgørelser og rejsegodtgørelser. For langt de fleste er kørsels- og rejsegodtgørelsen de mest centrale.

Skattefri kørselsgodtgørelse

Som medarbejder kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for de kilometer, du kører i din private bil, cykel eller andet. Kørselsgodtgørelsen skal dække dine udgifter til brændstof, vedligeholdelse, vægtafgift, afskrivning, finansiering og forsikring.

En arbejdsgiver kan kun udbetale skattefri kørselsgodtgørelse, hvis medarbejderen bruger sin private bil til erhvervsmæssig kørsel. Hos Skattestyrelsen bliver erhvervsmæssig kørsel defineret som:

Kørsel mellem hjem og arbejdsplads i højst 60 dage inden for 12 måneder (60 dages-reglen).

Kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver i egen bil.

Kørsel inden for samme arbejdsplads i egen bil.

Arbejdsgivere skal dog være meget opmærksomme, når de anvender reglerne om kørselsgodtgørelse. Det er fx arbejdsgiveren, der står for kontrolpligten med kørselsgodtgørelsen. Og hvis ikke det sker i overensstemmelse med gældende krav, vil medarbejderen blive skattepligtig af de godtgørelser, der er udbetalt skattefrit og virksomheden kan ende med at stå med en erstatningspligt over for medarbejderen.

I 2021 er satsen for skattefri kørepenge sat ned - primært fordi bilerne kører længere på literen, og fordi brændstofprisen forventes at falde. Læs mere om de nye satser for kørselsgodtgørelse her.

Skattefri rejsegodtgørelse

Når en medarbejder rejser i arbejdsøjemed, kan han eller hun modtage skattefri rejsegodtgørelse til kost, logi og småfornødenheder fra sin arbejdsgiver. Rejsegodtgørelse kan også udbetales for rejser i forbindelse med kursusaktivitet og lignende. For både arbejdsgiver og medarbejder gælder en række krav, som skal overholdes, for at rejsegodtgørelse kan udbetales skattefri. Først og fremmest skal rejsen vare minimum 24 timer. Derudover skal medarbejderen skattemæssigt opfylde betingelserne for at være på rejse. Her gælder det blandt andet, at der skal være en minimumafstand mellem rejsemål og medarbejderens bopæl. For virksomheden er der krav om tilstrækkelig dokumentation for rejsen, og ligesom med den skattefri kørselsgodtgørelse er der en risiko for, at arbejdsgiveren kommer til at hæfte for medarbejderen, hvis dokumentationskravene ikke overholdes. I 2021 er satsen for skattefri rejsegodtgørelse forhøjet en smule.

Læs mere om de nye satser for rejsegodtgørelse

Her opstår problemer med kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse

Som vi har beskrevet i vores artikel om skattefri godtgørelser, er det ikke altid, at de skattefrie godtgørelser for de faktiske udgifter er skattefrie - heller ikke selvom godtgørelserne er udbetalt med de rigtige satser og for det rigtige antal dage, timer og/eller kilometer.

I andre situationer kan der være tvivlsspørgsmål, som kan være svære og tidskrævende at finde klare svar på. Og selvom reglerne er de samme for alle private og offentlige arbejdsgivere, er det vores erfaring, at det oftest er kontrol med udbetalingerne og dokumentationen heraf, der skaber problemer.

Nogle af de typiske problemstillinger, der er relateret til godtgørelser, er derfor også:

Overholdelse af deres kontrolforpligtelser

Verificering af deres dokumentation

Korrekt indberetning

Regler for godtgørelsesudbetaling til fratrådte medarbejdere

Regler for godtgørelsesordninger ved arbejde for foreninger.

Hvis du har brug for hjælp i forbindelse med virksomhedens skattefrie godtgørelser, så står vi klar med rådgivning og sparring.

Godtgørelser

Hvilke godtgørelsesordninger findes der?

Skattefri kørselsgodtgørelse

Skattefri rejsegodtgørelse

Her opstår problemer med kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse

Kontaktperson