Personalearkivering og dokumenthåndtering

Kontakt os

Personalearkivering og dokumenthåndtering er essentielle processer i enhver virksomhed, der ønsker at opretholde effektivitet, overholdelse af lovgivning og sikkerhed i håndteringen af medarbejderdata. Hos People Advisory tilbyder vi omfattende løsninger til personalearkivering og dokumenthåndtering, der sikrer, at jeres HR-dokumenter er organiserede, sikre og let tilgængelige.

Hvad er personalearkivering og dokumenthåndtering?

Hvad er personalearkivering og dokumenthåndtering?

Personalearkivering og dokumenthåndtering involverer systematisk opbevaring, organisering og administration af medarbejderrelaterede dokumenter. Dette inkluderer alt fra ansættelseskontrakter, lønsedler og personalepolitikker til træningscertifikater, evalueringer og fraværsregistreringer. Formålet er at sikre, at alle dokumenter er nemme at finde, opdaterede og opbevares i overensstemmelse med gældende lovgivning og virksomhedens politikker.

Hvorfor er effektiv personalearkivering og dokumenthåndtering vigtigt?

Effektiv personalearkivering og dokumenthåndtering er afgørende for flere grunde:

  • Overholdelse af lovgivning: Sikrer, at jeres virksomhed overholder arbejdsmarkedslovgivningen og databeskyttelsesregler som GDPR.
  • Effektivitet: Gør det nemt og hurtigt at finde nødvendige dokumenter, hvilket sparer tid og øger produktiviteten.
  • Sikkerhed: Beskytter følsomme medarbejderdata mod tab, tyveri eller uautoriseret adgang.
  • Nøjagtighed: Sørger for, at alle medarbejderoplysninger er opdaterede og korrekte, hvilket reducerer risikoen for fejl.


Hos People Advisory tilbyder vi en struktureret og omfattende tilgang til personalearkivering og dokumenthåndtering. Vores processer inkluderer:


•    Digitalisering af dokumenter: Vi hjælper med at digitalisere fysiske dokumenter for at sikre nem adgang og reducere behovet for fysisk opbevaringsplads.

•    Organisering og kategorisering: Vi opretter et struktureret system for organisering og kategorisering af alle medarbejderrelaterede dokumenter, hvilket gør det nemt at finde og administrere oplysninger.

•    Sikker opbevaring: Vi sikrer, at alle dokumenter opbevares sikkert, både fysisk og digitalt, og beskytter dem mod uautoriseret adgang og datatab.

•    Lovgivningsmæssig overholdelse: Vi sørger for, at alle opbevarings- og håndteringsprocedurer overholder gældende lovgivning og virksomhedens politikker.

•    Adgangskontrol: Vi implementerer adgangskontrolsystemer, der sikrer, at kun autoriserede personer har adgang til følsomme dokumenter.

•    Løbende vedligeholdelse: Vi tilbyder løbende vedligeholdelse og opdatering af arkiveringssystemet for at sikre, at det forbliver effektivt og opdateret med nye dokumenter og ændringer i lovgivningen.

Ved at investere i effektiv personalearkivering og dokumenthåndtering kan jeres virksomhed opnå flere fordele:


•    Forbedret overholdelse: Reducerer risikoen for lovbrud og potentielle bøder ved at sikre, at alle dokumenter overholder gældende regler.

•    Øget produktivitet: Gør det nemmere og hurtigere for HR-medarbejdere at finde og administrere dokumenter, hvilket frigør tid til mere strategiske opgaver.

•    Øget sikkerhed: Beskytter følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang og datatab, hvilket styrker virksomhedens datasikkerhed.

•    Bedre beslutningstagning: Sikrer, at ledelsen har adgang til nøjagtige og opdaterede oplysninger, der kan informere beslutninger.

Uden effektiv personalearkivering og dokumenthåndtering kan jeres virksomhed opleve flere udfordringer:


•    Lovbrud: Risikoen for at overtræde arbejdsmarkedslovgivningen og databeskyttelsesregler øges, hvilket kan føre til bøder og retssager.

•    Ineffektivitet: Manglende organisering kan gøre det svært og tidskrævende at finde nødvendige dokumenter, hvilket reducerer produktiviteten.

•    Datasikkerhedsrisici: Uden passende sikkerhedsforanstaltninger kan følsomme oplysninger være sårbare over for tab, tyveri eller uautoriseret adgang.

•    Fejl og unøjagtigheder: Uopdaterede eller fejlagtige oplysninger kan føre til forkerte beslutninger og administrativ ineffektivitet.


Hos People Advisory er vi dedikerede til at hjælpe jer med at opretholde en effektiv og sikker personalearkivering og dokumenthåndtering. Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vores tjenester kan understøtte jeres virksomhed i at sikre nøjagtighed, overholdelse og effektivitet i håndteringen af medarbejderdata.

Kontaktperson

Sarah Isabella Frederiksen, BDO

Sarah Isabella Frederiksen

Senior Manager, People Advisory
personView bio