Sådan fungerer Arbejdsplanen

Du tilgår Arbejdsplan gennem oversigtsmodulet eller oppe i menulinjen.

 

Arbejdsplan kan du se et dashboard for hele portalen, hvor du har mulighed for at se, opgavestatus, opgave typer, samt fremdriften i dine projekter (arbejdsplaner). 

 

Derudover er det også muligt at se et dashboard for projektet. Det er du ved at klikke på projektet ude i venstre side. 

 

Filtreringsmuligheder


Opgavestatus

Som nedenstående eksempel viser, så kan du under ”Status” filtrer ud på: ”Åbne”, ”Igangværende”, ”Accepteret”, ”Overskredet tidsfrist”, og ”Returneret” opgaver:  

  • Åbne = de opgaver, hvor kunden ikke har uploadet noget til endnu
  • Igangværende = de opgaver, hvor kunden har uploadet noget, men ikke færdiggjort opgaven
  • Accepteret = de opgaver, som I har accepteret
  • Returneret = de opgaver, som er sendt retur til kunden (for eksempel grundet forkert upload)
  • Overskredet tidsfrist = de opgaver, som ikke er leveret til tiden

 

For at få de opgaver vist, som fx er åbne, skal man klikke på de ”grå” stykke af cirklen og derefter gå til ”Liste”. Herefter kan man klikke sig ind på selve opgaven.

 

Opgavetype

I opgavetype kan man filtrer ud på de forskellige opgavetyper. Læs introduktion til arbejdsplan for at få uddybet opgavetyperne.

Her kan du filtrer ud på de forskellige opgavetyper. Eksemplet nedenfor viser ”Opgave” og ”Godkend”. Her kan du ligeledes klikke på de forskellige opgavetyper, fx ”Opgave” og derefter klikke på ”Liste” for at få alle opgaverne vist.

 

Listevisning

I listevisningen kan du få det komplette overblik over alle opgaver i portalen. Listevisningen viser:

  • Status = hvilken status din opgaver har.
  • Indeks = hvilen indeks din opgave har.
  • Titel = hvilken opgave det drejer sig om.
  • Udløbsdato = opgavedeadline.
  • Projekt = hvilket projekt, opgaven ligger i.
  • Opgavegruppe = den kategori opgaven hører til.
  • Type = opgavetypen, og om opgaven evt. er fortrolig.
  • Tildelt = hvem der er ansvarlig for opgaven.

 

 

Kalendervisning

Listevisningen giver et godt overblik, hvis der er nogle bestemte opgaver der skal udføres på bestemte tidspunkter. Det er muligt at klikke på de forskellige opgaver, hvorfor efter du føres ind til opgaven.

 

Sådan uploader du til arbejdsplanen

Når du skal uploade materiale til din arbejdsplan, skal du gøre følgende:

Klikke på den arbejdsplan, som din rådgiver har lavet ude i vestre side, og naviger ind til selve opgaven, hvor kunden kan uploade materiale til. 

 

Herefter kan kunden enten uploade eller trække filerne ind i området, som vist nedenfor:
 

Sådan downloader du materiale

Du har også mulighed for at downloade alt materiale i projektet. Klik på download-ikonet som markeret på billedet nedenfor. Derefter vil du enten kunne vælge at downloade alle eller enkelte emner. 

Administrere flere opgaver 

Tildel medarbejdere opgaver 

Kunde-Admins har mulighed for at tildele opgaver til de medarbejdere, som er inviteret ind i Portalen. Kunde-Admins kan enten gøre det opgave-for-opgave, men hvis flere medarbejdere skal tildeles en opgave, kan man med fordel klikke på dette ikon og derefter på: ”Tildel flere opgaver” (1). 

Fra opgavevisningen i venstreside kan du eksempelvis vælge at tildele alle opgaver under kategorien ”Generelt”, eller tildele enkelte opgaver til en eller flere medarbejdere (2).

Du tildeler bestemte personer opgaver ved at vælge dem ud fra dette felt (3).
Du kan også tildele en person alle opgaver ved at klikke op dette ikon og skrive vedkommendes navn (4). 

Når du har fordelt opgaverne ud, skal du klikke på ”Save” (5).

Gør opgaver fortrolige 

Som Kunde-Admin kan du gøre opgaver fortrolige, så andre ikke har mulighed for at se opgaven, eksempelvis hvis du arbejder med fortroligt indhold. 

Du gør en opgave fortrolig ved at gå til den specifikke opgave og klikke på tandhjulet. 

De fortrolige opgaver vil være markeret med et øje. 


Symboler og ikoner

Der kan opstå forskellige slags ikoner i forbindelse med arbejdet i arbejdsplanen. Nedenfor kan du se en oversigt over, hvad de forskellige ikoner betyder. 

Exported: Betyder at dine filer er blevet eksporteret til et DMS-system (Document management system) 

Comment: Betyder at en opgave indeholder kommentarer

Restricted: Betyder at opgaven er fortrolig til udvalgte medarbejdere