Registrering af brugere af firmabiler

På Christiansborg tales der med jævne mellemrum om behovet for at reducere virksomhedernes administrative byrder, og en gang imellem lykkes det da også at få fjernet en regel eller to. Ofte kommer der dog straks mindst én ny til. Seneste eksempel på det sidste er en bekendtgørelse fra Skatteministeriet, som pålægger alle virksomheder at indberette de reelle brugere af firmabiler, uanset om der er tale om person-, vare- eller lastbiler. Også de reelle brugere af trailere, traktorer og entreprenørmaskiner skal indberettes, hvis køretøjerne bærer nummerplade.

Pligten gælder både nye og gamle køretøjer, og der er ingen vej udenom indberetningen. Frem til nytår er indberetningen gebyrfri. Fra 2025 skal der betales et gebyr på 380 kr. pr. registrering. Dog kun 340 kr., hvis registreringen foretages i Motorregistret eller i ejerskifteappen. Foretages registreringen ikke, kan virksomheden straffes med en bøde. Opgaven med indberetning kan derfor lige så godt skrives på to-do listen med det samme.

Den gebyrfri registrering frem til nytår forudsætter, at der følges en helt bestemt fremgangsmåde, som er nærmere beskrevet i denne nyhed fra Motorstyrelsen.

Hvilke brugere skal indberettes?

Virksomhederne skal kun registrere de medarbejdere, som er fast bruger af et givent køretøj i en sammenhængende periode på mere end 30 dage. Det gælder fx sælgere, chauffører, håndværkere, montører, servicemedarbejdere og ejendomsfunktionærer, som almindeligvis kører i den samme bil hver dag. Det er uden betydning, om brugerne beskattes af fri bil eller ej. Når en medarbejder forlader virksomheden og en ny ansættes, skal den gamle bruger slettes og den nye noteres. Arbejdet med registrering af brugere er altså en vedvarende opgave. Der skal ikke foretages indberetning for køretøjer, som ikke har en fast bruger.

Fuldmagt

Registrering af brugere af firmabiler kan ikke ske uden at involvere de medarbejdere, som skal registreres som brugere af en given bil. De skal nemlig give fuldmagt til, at det sker. Det skal de gøre ved at logge på Motorregistret og oprette en sådan. For at opnå en så smidig registrering som muligt, vil mange virksomheder nok have fordel af at etablere en procedure, hvor de hjælper medarbejderne med at få givet en fuldmagt.

Leasede biler mv.

For leasede biler og andre køretøjer er det leasingselskabet, der har pligten til at registrere brugerne, men dette gør ikke arbejdet meget mindre og næppe heller billigere for virksomheden (leasingtageren). Leasingselskabet kan nemlig kun foretage indberetningen, hvis det modtager de nødvendige oplysninger fra virksomheden, ligesom leasingselskabet nok vil beregne sig et gebyr for arbejdet, jf. denne nyhed fra Nordania Leasing.