Bogføring i SAP – danske døtre i udenlandske koncerner
Bogføring i SAP – danske døtre i udenlandske koncerner
Bødeniveauet kan blive højt for virksomheder med bogføringssystemer, der ikke lever op til de nye krav. Det bør især danske datterselskaber og filialer være opmærksomme på, hvis de bruger et ikke godkendt bogføringssystem.
Efter den nye bogføringslov skal bogføringen for virksomheder i klasse B og opefter – hvilket i denne sammenhæng skal forstås som alle aktie- og anpartsselskaber – enten ske i et godkendt bogføringssystem eller i et eget bogføringssystem, der i det væsentlige skal kunne det samme som et godkendt system.
Når det gælder virksomheder med et eget bogføringssystem, har de nye regler virkning for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2025 eller senere. For danske filialer af udenlandske selskaber, herunder grønlandske, har reglerne – under forudsætning af en vis omsætning – først virkning fra 2026, da filialer ikke er omfattet af en regnskabsklasse.
SAP
I mange udenlandske koncerner sker bogføringen i alle selskaber ofte i et SAP-system. Danske datterselskaber i sådanne koncerner er nu udfordret af, at SAP ikke har søgt om godkendelse af deres bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Deres system er derfor kun lovligt, hvis det – evt. efter en tilretning – opfylder kravene til et eget bogføringssystem.
Det betyder, at systemet blandt andet skal indeholde felter til brug for oplysning om transaktionsdata, bilagsnumre og initialer på personen, der bogfører transaktionen. Der gælder dog også følgende krav, som er langt vigtigere at være opmærksom på.
1. Systemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer i både OIOUBL og Peppol BIS format.
2. Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, hvilket især kan være en udfordring for visse ældre systemer.
3. Systemet skal kunne foretage bankafstemning og differencekontrol, men der er intet til hinder for, at afstemningen og kontrollen sker i Excel.
4. Systemet skal rumme et digitalt bilagsarkiv som minimum for B2B-fakturaer med et klart transaktions- og kontrolspor.
5. Der skal tages sikkerhedskopi til opbevaring hos 3. part en gang om ugen.
6. Der skal med henblik på datadeling med det offentlige kunne eksporteres data i et SAF-T format.
7. Der skal udarbejdes en beskrivelse af bogføringsproceduren, og det skal kunne dokumenteres, at systemet er compliant med den nye bogføringslov. Det er ikke nyt, men noget som efter vores erfaring halter i mange virksomheder.
For god ordens skyld bemærkes, at de beskrevne krav ikke kun gælder for virksomheder, der tidligere har bogført i et SAP-system, men for alle der bruger et ikke godkendt system, herunder fx også C5 eller NAV.
Sanktioner
Manglende overholdelse af reglerne kan straffes med bøder, der gradueres efter størrelsen af omsætningen, men som kan være ganske betydelige. For virksomheder med en nettoomsætning mellem 10 og 100 mio. kr. ligger bødeniveauet ved mindre overtrædelser mellem 25.000 kr. og 100.000 kr. Ved særligt omfattende overtrædelser kan bøden for virksomheder i denne gruppe udgøre op til 1 mio. kr. Beløbet er højere for større virksomheder.
Vi kan hjælpe
Vil du sikre dig, at jeres bogføringssystem opfylder de fremtidige krav, eller ønsker I hjælp til konvertering til en cloud-løsning, er du velkommen til at kontakte os. Vi har konsulenter, som på tværs af alle landets regioner kan assistere med dette.
Når det gælder virksomheder med et eget bogføringssystem, har de nye regler virkning for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2025 eller senere. For danske filialer af udenlandske selskaber, herunder grønlandske, har reglerne – under forudsætning af en vis omsætning – først virkning fra 2026, da filialer ikke er omfattet af en regnskabsklasse.
SAP
I mange udenlandske koncerner sker bogføringen i alle selskaber ofte i et SAP-system. Danske datterselskaber i sådanne koncerner er nu udfordret af, at SAP ikke har søgt om godkendelse af deres bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Deres system er derfor kun lovligt, hvis det – evt. efter en tilretning – opfylder kravene til et eget bogføringssystem.
Det betyder, at systemet blandt andet skal indeholde felter til brug for oplysning om transaktionsdata, bilagsnumre og initialer på personen, der bogfører transaktionen. Der gælder dog også følgende krav, som er langt vigtigere at være opmærksom på.
1. Systemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer i både OIOUBL og Peppol BIS format.
2. Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, hvilket især kan være en udfordring for visse ældre systemer.
3. Systemet skal kunne foretage bankafstemning og differencekontrol, men der er intet til hinder for, at afstemningen og kontrollen sker i Excel.
4. Systemet skal rumme et digitalt bilagsarkiv som minimum for B2B-fakturaer med et klart transaktions- og kontrolspor.
5. Der skal tages sikkerhedskopi til opbevaring hos 3. part en gang om ugen.
6. Der skal med henblik på datadeling med det offentlige kunne eksporteres data i et SAF-T format.
7. Der skal udarbejdes en beskrivelse af bogføringsproceduren, og det skal kunne dokumenteres, at systemet er compliant med den nye bogføringslov. Det er ikke nyt, men noget som efter vores erfaring halter i mange virksomheder.
For god ordens skyld bemærkes, at de beskrevne krav ikke kun gælder for virksomheder, der tidligere har bogført i et SAP-system, men for alle der bruger et ikke godkendt system, herunder fx også C5 eller NAV.
Sanktioner
Manglende overholdelse af reglerne kan straffes med bøder, der gradueres efter størrelsen af omsætningen, men som kan være ganske betydelige. For virksomheder med en nettoomsætning mellem 10 og 100 mio. kr. ligger bødeniveauet ved mindre overtrædelser mellem 25.000 kr. og 100.000 kr. Ved særligt omfattende overtrædelser kan bøden for virksomheder i denne gruppe udgøre op til 1 mio. kr. Beløbet er højere for større virksomheder.
Vi kan hjælpe
Vil du sikre dig, at jeres bogføringssystem opfylder de fremtidige krav, eller ønsker I hjælp til konvertering til en cloud-løsning, er du velkommen til at kontakte os. Vi har konsulenter, som på tværs af alle landets regioner kan assistere med dette.