|
Hjørnestenen i den nye bogføringslov, der blev vedtaget i 2022, er kravet om, at virksomhederne skal bruge et godkendt digitalt bogføringssystem. Disse regler er endnu ikke trådt i kraft, men det gør de snart.
For de virksomheder, der bruger såkaldt cloud-baserede bogføringssystemer, som fx e-conomic eller Uniconta, er dette ikke noget problem. De skal ikke foretage sig noget, men kan almindeligvis forlade sig på, at systemleverandøren foretager de ændringer, som måtte være nødvendige for at opfylde de krav, der stilles til sådanne systemer.
De virksomheder, der bruger egne systemer – fx C5 eller NAV – er til gengæld under et gevaldigt tidspres i forhold til at beslutte, om de vil tilrette deres system, så det opfylder de nye krav, eller om de vil skifte til en cloud-løsning. Sådanne løsninger vil der nok være 50-70 af, men i de fleste tilfælde står valget ofte mellem mindre end en håndfuld.
De nye regler har for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D virkning fra 1.juli 2024. For dem med skævt regnskabsår vil de derfor gælde for deres regnskab for 2024/25, mens de for virksomheder med kalenderårsregnskab vil gælde fra 2025. Det sidste kan måske synes langt væk, men for virksomheder, der har brug for konsulentbistand, er det mere end op over, fordi efterspørgslen på den slags formentlig snart vil overstige udbuddet.
Kravene til egne systemer
Erhvervsstyrelsen har for nylig haft et udkast til den bekendtgørelse, der beskriver kravene til egne systemer, i høring. Bogføringssystemet kan imidlertid ikke ses isoleret, men må ses i sammenhæng med virksomhedens andre systemer. Fx vil der være tilfælde, hvor et ordresystem vil være omfattet af de nye regler, hvis fakturering sker i dette, eller hvis registreringerne i dette ikke i sin helhed overføres til bogføringssystemet.
Også reglerne for it-sikkerhed, herunder GDPR-reglerne, hvor overtrædelser sanktioneres meget hårdt, skal iagttages. Det er således et krav, at der ugentligt tages sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag, og at denne kopi opbevares hos en ikke nærtstående part, som opfylder anerkendte standarder for it-sikkerhed.
Ifølge udkastet til bekendtgørelsen skal bogføringssystemet hos virksomheder med eget system indeholde felter til brug for oplysning om følgende forhold:
- Transaktionsdato
- Beløb
- Bilagsnummer
- Transaktionstekst
- Transaktionsdagens valutakurs, hvis registreringen ikke sker i DKK.
Hver bogført transaktion skal derudover indeholde følgende oplysninger:
- Registreringsdato
- Fortløbende transaktionsnummer eller -id
- Initialer på den person eller det program, der har bogført transaktionen.
Brug for hjælp?
|