Det er en betingelse for udbetaling af skattefrie kørepenge og rejsegodtgørelser, at arbejdsgiveren nøje kontrollerer, at medarbejdernes kørsels- og rejsebilag er korrekt udfyldt og indeholder de rigtige oplysninger.
En virksomhed må kun udbetale skattefrie godtgørelser, hvis der i dennes regnskabssystem findes en række oplysninger om grundlaget for udbetalingen, ligesom det skal være synligt, at arbejdsgiveren via attestation eller på anden måde har kontrolleret oplysningerne. Mange virksomheder anvender stadig fysiske bilag til den slags, om end flere og flere overgår til digitale løsninger, hvor medarbejderne indtaster de nødvendige oplysninger i et særskilt system.
Ved udbetaling af skattefrie kørepenge skal der foreligge oplysninger om, hvilken bil der er kørt i, og hvilken dato og rute der er kørt. Det skal også fremgå, hvor mange kilometer der i alt er kørt, og til hvilken sats disse er afregnet, og endelig skal formålet med turen angives. På denne side på skat.dk findes nærmere oplysninger om kravene, ligesom der herfra kan hentes skemaer til brug for kørselsafregning.
Også ved udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse skal baggrunden for rejsen oplyses. Det samme gælder rejsens start- og sluttidspunkt. Endelig skal det fremgå, hvordan den udbetalte godtgørelse er beregnet, herunder med hvilke satser.
Hvis arbejdsgiveren ikke foretager den krævede kontrol forud for udbetalingen af godtgørelserne, kan dette føre til en skatteregning til medarbejderne, fordi disse i så fald bliver skattepligtige af godtgørelserne.
Selvom det altså er medarbejdernes skatteansættelser, der i givet fald ændres, så ender skatteregningen ikke desto mindre ofte hos arbejdsgiveren, fx fordi medarbejderne anlægger sag mod denne, eller fordi virksomheden frivilligt tilbyder at betale skatten. Uanset årsagen kan der blive tale om meget betydelige beløb, da der ofte reguleres flere år tilbage i tid. Du kan læse mere om de mulige konsekvenser i denne artikel.
Skærpet bevisbyrde for ejerledere
Ved udbetaling af skattefrie godtgørelser til ledende medarbejdere, herunder først og fremmest ejerledere (hovedaktionærer), gælder der en skærpet bevisbyrde på grund af interessefællesskabet. Det betyder, at der groft sagt ikke accepteres selv de mindste fejl i kørsels- og rejsebilag. Det kan illustreres med en ny dom fra Vestre Landsret.
Sagen handlede om en håndværker, der ejede halvdelen af et lille nordvestjysk byggefirma, som havde specialiseret sig i opførelse af dobbelthuse på Sjælland. Håndværkerens opgave bestod i at føre tilsyn med byggerierne og deltage i arbejdet med opførelsen af disse. Han var typisk på Sjælland fire dage om ugen og fik derfor i 2015 udbetalt skattefri rejsegodtgørelse med et samlet beløb på knap 115.000 kr. fra firmaet.
Skattestyrelsen havde truffet afgørelse om, at håndværkeren var skattepligtig af de modtagne rejsegodtgørelser, idet der ikke fra firmaets side var foretaget den nødvendige kontrol af rejsebilagene. Der var herved henvist til, at der flere steder ikke var angivet start- og sluttidspunkt for rejsen. Andre steder var tidspunkterne angivet, men til gengæld stemte det beregnede antal timer og dage ikke med disse. Flere steder manglede der desuden oplysning om arbejdsstedet, ligesom det ikke var synligt, at de angivne oplysninger var blevet kontrolleret.
Denne afgørelse blev tiltrådt af landsretten med en tilføjelse om, at mandens bevisbyrde var skærpet på grund af hans interessefællesskab med det udbetalende selskab.
Ovenstående artikel er hentet fra Depechen, der er vores elektroniske nyhedsbrev om skat, moms og regnskab. Depechen udsendes hver anden onsdag og er ganske gratis. Tilmeld dig her.