Omkring 175.000 selskaber har kalenderåret som regnskabsår. I de af virksomhederne, som har et varelager, er der ofte heftig aktivitet i dagene op til nytår. Lageret skal nemlig optælles til brug for årsregnskabet.
Årsregnskabsloven rummer ingen regler om optælling af lagre. Det gør derimod Skatteministeriets såkaldte mindstekravsbekendtgørelse. Den foreskriver følgende:
”Ved regnskabsårets udløb skal der foretages en fysisk optælling af varelageret, hvis størrelse skal kunne dokumenteres ved en optællingsliste, hvori de enkelte varer er anført og identificeret i nødvendigt omfang. Såfremt lagerbeholdningen til enhver tid kan opgøres på grundlag af et betryggende ført lagerregnskab eller lignende, kan den fysiske optælling ske på andre tidspunkter end ved regnskabsårets udløb.”
Selvom virksomheder med et betryggende lagersystem altså i princippet frit kan vælge, hvilken dag i løbet af året, hvorpå de vil optælle deres lager, vælger de fleste at gøre det på en dato tæt på statusdagen.
Vigtigt med detaljeret optællingsinstruks
Et forkert optalt varelager har en direkte effekt på virksomhedens resultat. Hvis varelageret er for højt, vil årets resultat også være for højt og omvendt, hvis varelageret er for lavt.
Derfor er det vigtigt, at virksomheden udstikker klare retningslinjer for, hvordan optællingen i praksis skal foretages, herunder at der fx skal tælles fra øverste venstre hjørne på en reolvæg og ned. I nogle sammenhænge kan det være hensigtsmæssigt at anvende droner i forbindelse med optællingen. Dette er der intet til hinder for.
Alt afhængig af varelagerets størrelse vil der også være behov for opdeling af dette i lokationer, undergrupper (type, mærke, farve mv.) og placeringer. Endelig skal der være klare retningslinjer for registrering af ukurante varer, da disse skal værdiansættes efter særlige regler.
I produktionsvirksomheder skal varelageret fordeles på henholdsvis råvarer, varer under fremstilling og på færdigvarer. Dette af hensyn dels til præsentationen i årsregnskabet og dels til værdiansættelsen.
I virksomheder med et velfungerende lagersystem vil det være naturligt at udskrive en lagerliste pr. optællingsdagen og derefter gennemføre optællingen som en kontrol af, hvorvidt det på lagerlisten registrerede stykantal også stemmer overens med det, som faktisk ligger på lageret. Eventuelle lagerdifferencer reguleres over vareforbruget. Dog bør væsentlige afvigelser mellem lagerlistens tal og det faktisk optalte antal undersøges nærmere for at undgå uhensigtsmæssige reguleringer.
Har virksomheden ikke et lagersystem, bliver processen med optælling selvsagt noget mere manuel. Her er det nødvendigt at notere og registrere alle varer på lageret, fx i et excel ark. Også her skal det dog være muligt at identificere og finde de oplistede varer.
Værdiansættelse
Virksomheder i alle regnskabsklasser skal indregne og måle deres varebeholdninger til kostpris. Dog skal der ske nedskrivning til nettorealisationsværdi, hvis denne er lavere end kostprisen. Se nærmere herom i denne artikel fra Depechen 2018, nr. 3.
Ovenstående artikel er hentet fra Depechen, der er vores elektroniske nyhedsbrev om skat, moms og regnskab. Depechen udsendes hver anden onsdag og er ganske gratis. Tilmeld dig her.